כל מה שרציתם לדעת על הפקת אירועים לחברות וארגונים

הפקת אירועים לחברות

 

הפקת אירועים היא עולם שלם המשלב בתוכו מגוון של תחומים, אך תהיו בטוחים שלכל בעל מקצוע יהיה את הידע, הניסיון והכלים שלו כדי להפוך את האירוע שלכם לייחודי, איכותי ובלתי נשכח. יש לציין כי קיים הבדל ניכר בין הפקת אירוע פרטי כמו יום הולדת, חתונה או בר מצווה לבין אירוע של תערוכה, כנס או יום גיבוש לעובדים, מה שמכונה גם אירוע עסקי. כדי שאירוע כזה באמת יצליח, חובה לשים דגש על שלושה דברים עיקריים:

 

1. מיקום – כשמדובר על ארגון אירועים עסקיים או רגילים, בחירת לוקיישן שיתאים לסוג האירוע, לאופי שלו ולכמות האורחים שמוזמנים אליו. נגישות, נוחות ומרחב הם חלק בלתי נפרד מתהליך הבחירה של המקום. כמובן שיש להתייחס גם לעיצוב שלו, האם הוא בפנים או בחוץ והאם הוא נותן מענה מלא לכל הפעילויות שנרצה להעביר בתוך האירוע.
2. בעלי מקצוע – בחירה נכונה והרמונית של הספקים השונים שייקחו חלק בלתי נפרד מהאירוע. הכוונה כאן היא לאנשי תאורה וסאונד, חברת קייטרינג, חברת עיצוב, אטרקציות שיהיו חלק מהאירוע עצמו, ועוד. בעוד שיש אין סוף חברות ובעלי מקצוע שמתמחים באירועים פרטיים, פחות יתמחו באירועים מהסוג העסקי הזה, וחשוב לעשות כאן את ההפרדה ולאתר את החברה המדויקת ביותר עבור האירוע העסקי שלכם.
3. לוגיסטיקה מסביב – ניהול המציגים, וידוא הגעה, גביית תשלום, הקמות בשטח כמו במות למשל, היתרי בטיחות ואישורים, ניהול לוח הזמנים מסביב.

מכיוון ומדובר באירוע שמרכיבים אותו לא מעט פרמטרים, מומלץ לבחור בחברת הפקות אשר תסייע לכם בכל התהליך, שלב אחר שלב.

הפקת אירועים – כיצד זה מתבצע בפועל?

 

לפני שסגרתם עם חברת הפקות מקצועית ובעלת ניסיון, מומלץ כמובן להשוות בין כמה חברות ולאסוף המלצות. זה יהיה גם הזמן להחליט על נושא האירוע ולגבש את הקונספט שלו. בשלב הבא, חשבו על המטרות של האירוע שלכם ושתפו בכך את המפיק הראשי שלכם.

 

זכרו, ברגע שתגדירו את המטרות שלכם (בעיקר באירועים עסקיים או הפקת כנס למשל, שהם הרבה יותר מסתם פאן או חגיגה), יהיה לכם יותר קל לקבל החלטות כמו בחירת המיקום לאירוע, לדוגמא. מטרה אפשרית לאירוע עשויה להיות, למשל, חשיפת קהלי יעד נוספים למוצרים או לשירותים שאנחנו מוכרים, הגדלת אחוז המכירות בעקבות האירוע, גיבוש הצוות בחברה שלנו, ועוד.

 

בשלב הבא ניתן יהיה לבחור את המיקום המתאים, לדאוג לחברת הגברה ותאורה במידת הצורך, להחליט על קייטרינג מתאים, כיבוד ושתיה, לשלב את האטרקציות הנכונות בין אם זה הרצאה, סדנא או כל דבר אחר שעולה לכם בראש. בסוף אפשר לדאוג גם לעיצוב של המקום, לצ‘ופרים ולכל מה שמסביב.

 

לסיכום, הפקת אירועים הוא נושא שמחייב אותנו להיערך בהתאם מראש, זאת במטרה להפוך את האירוע שלנו לייחודי, איכותי ומוצלח. לשם כך, נדרש איש הפקות מקצועי שיודע בדיוק מה הוא עושה ומבין את התחום לעומק, אשר ילווה וינחה אתכם לאורך הדרך.